Encontrei este vídeo na internet que fala sobre o Gerenciamento de Riscos de um projeto e exemplifica um caso muito comum nos projetos que são as alterações nos requisitos.

Ele serve como exemplo do que NÃO se deve fazer no gerenciamento de um projeto.

Este vídeo foi desenvolvido por alunos da turma de Sistemas de Informação da Universidade Católica do Rio Grande do Sul, orientados pelo professor Rafael Priklandnicki.

Gestão de projetos: não relaxe na fase final!

Depois do planejamento e da execução vem o fechamento. Se este não for bem gerenciado, pode acontecer um final não tão feliz como poderia ter sido. Veja alguns procedimentos úteis.

A etapa final da condução de um projeto é geralmente negligenciada pela maioria das empresas. Ao aproximar-se o término dos trabalhos os membros da equipe vão sendo desligados e alocados em outras atividades; além disso, existe a tendência natural de "relaxamento" com a falta de exigências de prazos que a etapa de execução vinha demandando.

Esse tipo de situação pode acontecer também quando o projeto é desenvolvido por um fornecedor externo contratado. Em ambos os casos essa situação deve ser evitada a qualquer custo. Para isso, considere os seguintes procedimentos:

Fornecedor externo. No caso de um fornecedor externo é sempre bom que todas as entregas parciais estejam definidas desde o início, de preferência no contrato. Desta forma fica fácil para a empresa contratante identificar quais são os pontos ainda não cumpridos ou entregues. Essa definição clara é importante também para o prestador de serviços e evita interpretações erradas sobre os "deliverables" do projeto por parte do contratante. Ao final do projeto basta realizar uma checagem de tudo o que foi definido em contrato e verificar se existem pendências.

Aceites parciais. O método de aceites parciais por entrega é o mais indicado para evitar surpresas ao final do projeto, pois força que as pessoas responsáveis pela aprovação do projeto estejam cientes do que está sendo entregue. Não importa se o projeto é realizado internamente na organização ou por uma empresa contratada.

Histórico. Um ponto muito importante é organizar a "memória do projeto", ou seja, a organização de toda a documentação do projeto, de forma a compor uma biblioteca de referência futura. Aqui entram todos os documentos de escopo, especificação funcional, cronograma, documentos de aprovação e tudo o mais que foi utilizado no projeto.

Uma última recomendação bastante valiosa (ainda que um pouco fora do padrão oficial de documentação de projeto): que o gerente de projetos organize uma forma de obter de toda a equipe envolvida diretamente no projeto um feedback a respeito do processo.

Este registro pode ser via um documento padronizado onde todos coloquem suas impressões sobre os pontos fortes para o sucesso do projeto, as principais razões de atrasos, as recomendações para melhoria do processo etc.

O fundamental aqui é recolher todas essas opiniões e sintetizar um documento que podemos chamar de "lições aprendidas". Este deve ser compartilhado em reunião com todos os membros do time e compor a pasta de documentação final do projeto. As lições aprendidas servem como base de referência em projetos futuros.

Autor: Darcio Vilela

Montando a equipe do projeto

O projeto está começando e o gerente de projeto já tem um grande desafio pela frente, “Montar a equipe de trabalho”. Alguns aspectos são desafiadores para o gerente:

1. Os melhores colaboradores já estão envolvidos em outros trabalhos ou projetos.
2. Contratar novos colaboradores ou consultoria externa encarece muito o projeto e nem sempre o gerente tem esta opção.
3. Serão oferecidos para o projeto alguns colaboradores que estão disponíveis. Pesquise porque eles foram disponibilizados - normalmente algum problema existe : ninguém quer trabalhar com eles ou a qualidade destes profissionais é duvidosa, mas a empresa ainda tenta envolvê-los em algum projeto.
4. O gerente ainda pode convencer alguns colaboradores, utilizando como argumentos os benefícios profissionais de participar do projeto, e mostrando : “SE o Projeto obtiver sucesso”, muitos benefícios virão (promoções, bônus, status, etc.).
5. O gerente não pode garantir a vaga do colaborador de volta ao final do projeto, e isso assusta muito os profissionais que não querem arriscar.

A solução para a boa formação de uma equipe, é tentar mesclar as oportunidades que a empresa oferece, negociando muito bem com todas as partes envolvidas : patrocinadores, gerentes de áreas, gerentes de outros projetos e colaboradores. Neste momento o Gerente terá que mostrar algumas habilidades: poder de convencimento, negociação, boa comunicação, postura ética e boa rede de relacionamento. Tudo isso para conquistar a equipe mais próxima do ideal imaginado por ele.

Boa sorte nesta tarefa !